前回の記事でプレゼンテーションやビジネスシーンで、自分の考えや意見を効果的に伝えるのは非常に重要なスキルの重要性についてお伝えしました。
今回は、シンプルなメッセージを作るための基本ステップ、具体的な実践例、そしてシンプルさを保つためのヒントと注意点を紹介します。
▼参考記事
1.シンプルなメッセージの作り方の基本ステップ
シンプルなメッセージを作るために4つのステップを紹介します。
ステップ1: 伝えたいポイントを1つに絞る
伝えたいメッセージは1つに絞る。
1つに絞る際に、そのメッセージは相手のニーズに合っているのかをよく考える。
たとえば、プレゼンのテーマが「プロジェクトの進捗報告」であれば、
▶何が完了したのか？
▶何がまだ必要なのか？
といった核心を1つに絞って話します。
伝えたいことが複数ある場合は、それぞれの重要度を考えて、優先順位をつけます。
たとえば、プレゼンテーションで「売上向上策」と「コスト削減策」について
伝えたい場面を想定します。
最初に行うことは、聴衆が最も興味を持っているのはどちらかを考えること。
次に行うことは、最も重要な「売上向上策」に焦点を当て、それについて詳しく説明する。
続けて、関連する形で「コスト削減策」に触れると、全体の流れがスムーズになります。
その結果、伝えたいメッセージがより効果的に届きます。
ステップ2: 簡潔な言葉を選ぶ
使う言葉は簡潔でわかりやすいものにします。
専門用語や難しい表現は避け、誰にでも理解できる言葉で表現するように心がけます。
例えば、「イノベーションを推進する」という言葉よりも、
「新しいことに挑戦する」と言い換えた方がわかりやすくなります。
相手の理解を促進し、共感を呼ぶためには、日常的な言葉を使うことが効果的です。
ステップ3: 短い文章でまとめる
文章は短く、シンプルにまとめることを意識する。
1つの文には1メッセージとすることを意識します。
長い文章は、聞き手の集中力を削ぎ、メッセージの理解を妨げることがあります。
例えば、下記のAとBを音読したのを録音してみてください。
どちらがあなたの記憶に残ると思いますか？
＜A＞
「私たちの新しい製品は、コストを削減し、効率を上げ、使いやすい」
＜B＞
「この製品はコストを削減し、効率を上げます」
Bの方が記憶に残ったという人が多いと思います。
シンプルな文章は、相手の記憶にも残りやすいのです。
ステップ4: 視覚的な例えやストーリーを活用する
事実だけを伝えるだけではなく、その事実に関連する短いストーリーも一緒に伝えます。
シンプルなメッセージに視覚的な例えやストーリーを加えるとメッセージがより聞き手へ印象深く伝わります。
ストーリーの力は、データや事実だけでは伝わらない感情や共感を生む効果があるので、
聞き手もあたなのメッセージを自分ごとのように捉えてくれるようになります。
2.シンプルさを保つためのヒントと注意点
シンプルなメッセージを作る際に意識するポイントは、以下のポイントを意識しましょう。
- 短くてもメッセージの本質を失わないようにすること
たとえ短いメッセージでも、伝えたい内容がしっかりと含まれていることを確認しましょう。
伝えたい内容は相手が描くニーズ・ビジョンも考慮した提案をする。
簡略化しすぎてしまい、その場ではお互い了承しても、一旦我に返ってプレゼンを振り返った時に、
「あれはどうだったか？」と懸念点が残ってしまっては成功したプレゼントは言えなくなってしまいます。
重要なポイントは落とすことが内容に、プレゼンの構成を考える前に相手のニーズなどを
考えて1枚の資料として作成しておくと良いです。
まとめ
シンプルなメッセージは、口下手な人でも効果的に自分の意見を伝えるための強力なツールです。
シンプルさを意識することで、相手の理解を深め、メッセージが記憶に残りやすくなります。
誰でも実践できるスキルなので、シンプルなメッセージ作りを習慣にしていきましょう。
身の回りにある商品、出勤の際のお店の看板などシンプルで明確なメッセージを見つけたら
書き出してみて、それらのフレーズの構成など分解して自分も真似てみると
習慣化も簡単にできるようになります。
